Guide pour les Associations

Les associations d’Obernai jouent un rôle majeur dans la vie de notre cité et c'est une des raisons de son dynamisme. La Ville d’Obernai a regroupé sur cette page l’ensemble des informations et documents utiles à l'organisation de manifestations sur la commune.

Demande d'organisation de manifestation à Obernai

Afin d'assurer la bonne mise en œuvre des nombreux événements qui se déroulent à Obernai, tout organisateur doit effectuer une demande en Mairie par le biais du formulaire de demande d’organisation de manifestation (téléchargeable ci-dessous) le plus tôt possible et au minimum 2 mois avant la manifestation, voire 6 mois s'il s'agit d'un événement d'envergure.

Utilisation du logo de la Ville d'Obernai

Lorsque la Ville d'Obernai soutient votre association dans le cadre d'une subvention ou de la mise à disposition d'une salle, de matériel ou de tout autre moyen, son logo doit figurer en tant que partenaire sur vos principaux supports de communication (affiche, flyer, programme, site internet..).

Veillez à utiliser exclusivement le logo officiel de la Ville d'Obernai, téléchargeable sur cette page.

Pour toute question relative à son utilisation, vous pouvez contacter la Direction de l'Information et de la Communication à l'adresse suivante : communication@obernai.fr.

Affichage libre pour les associations

Les associations souhaitant communiquer sur leurs manifestations peuvent utiliser les emplacements d'affichage libre autorisés sur le domaine public de la Ville d'Obernai :

• La colonne Morris située sur le Rempart Caspar, en face de l'église Saints-Pierre-et-Paul
• La colonne Morris située à proximité du Parking des Remparts, au niveau du passage piéton traversant le rempart.
• Le panneau d'affichage associatif et libre situé Route d'Ottrott, à proximité des toilettes publiques.
• Le panneau d'affichage associatif et libre situé Allée des Roseaux.

L'affichage doit également respecter les dispositions du Règlement Local de Publicité intercommunal (RLPi)

Vous souhaitez organiser et annoncer vos manifestations sur les différents supports de communication de l’Office de Tourisme et de la Ville d’Obernai ?

1. Autorisation préalable d’organisation de manifestation à Obernai

• Pour toute organisation de manifestation, il faut impérativement et au préalable remplir et transmettre à la Mairie, une demande d’organisation de manifestation avant même de communiquer sur les dates de cette dernière. Le formulaire est à télécharger ci-dessus.

2. Secteur géographique concerné

• Seules les animations organisées à Obernai (ou au minimum au départ d’Obernai) ou dans la Communauté de Communes du Pays de Sainte-Odile font l’objet d’une publication par l’Office de Tourisme dans les calendriers des animations et sur internet.
• Les animations en dehors de ce secteur peuvent bénéficier d’une promotion par l’envoi d’une affiche numérique (selon secteur géographique et place disponible en vitrine) et par dépôt de tracts à l’Office de Tourisme.

3. Sites internet

• L’Office de Tourisme assure la promotion de vos animations en les enregistrant dans une base de données régionale (le LEI), qui alimente directement l’agenda du site de l’Office de Tourisme www.tourisme-obernai.fr, celui de la Ville d’Obernai www.obernai.fr et de son Camping.

• RAPPEL de la PROCEDURE pour annoncer un événement autorisé : pour que vos animations apparaissent sur ces trois sites internet, voici le lien vers le formulaire en ligne à compléter avec les informations concernant votre manifestation : https://www.tourisme-obernai.fr/Fr/Voir-faire/Agenda-evenements/Formulaire-saisie-animations.html
• Certains critères sont OBLIGATOIRES pour assurer la parution de votre évènement, dont la nécessité d’ajouter une ou plusieurs photos (format paysage) pour illustrer la manifestation.
• L’Office de Tourisme se réserve le droit d’en choisir une autre si votre photo ne correspond pas aux critères d’affichage du site.
• Pour augmenter la visibilité de votre manifestation, vous pouvez également ajouter une affiche ou un flyer le cas échéant.

4. Calendriers des animations :

• La parution de vos évènements sur nos sites internet est possible à tout moment.
• Pour les calendriers des animations format papier, il faut que les formulaires internet nous soient parvenus impérativement pour l'année 2026

• pour le calendrier Printemps (avril-mai-juin) avant le 15 février 2026
• pour le calendrier Été (juillet-août) avant le 15 avril 2026
• pour le calendrier Automne (septembre-octobre-novembre) avant le 15 juillet 2026
• pour le calendrier Festivités de Noël (fin novembre-décembre) avant le 1er octobre 2026

• Tout formulaire non rempli dans les délais indiqués ne sera pas pris en compte pour le calendrier papier, la manifestation figurera uniquement sur les sites internet.
• Pour chaque animation supplémentaire que vous voulez ajouter en cours d’année, il faut compléter un nouveau formulaire sur https://www.tourisme-obernai.fr/Fr/Voir-faire/Agenda-evenements/Formulaire-saisie-animations.html

5. Affichage sur l'écran de la vitrine de l’Office de Tourisme

• Vous pouvez envoyer vos affiches format portrait, en version numérique et de bonne qualité à animation@tourisme-obernai.fr

6. Communiquer via les supports de communication de la Ville

• Afin d’annoncer vos manifestations sur les différents supports municipaux (journal municipal, pages Facebook, site internet, newsletter), vous pouvez transmettre, dès que possible et par mail, flyer, communiqué et affiche à communication@obernai.fr (mail de maximum 5Mo)

7. Facebook

• Si votre association dispose d’une page Facebook, n’hésitez pas à créer un « évènement » pour chacune de vos manifestations plutôt qu’un simple « post ».
• Cela permettra à l’Office de Tourisme et à la Ville d’intégrer vos évènements sur leurs pages Facebook.
• N’oubliez pas non plus les hashtags #obernai et #visitobernai pour un meilleur référencement.

8. Report ou annulation de la manifestation

• Afin d’en informer le plus grand nombre, il est impératif de communiquer, dans les meilleurs délais, à l’Office de Tourisme et à la Mairie, toute annulation ou changement dans votre programmation : animation@tourisme-obernai.fr et mairie@obernai.fr

9. Communiquer après votre manifestation

• Merci de transmettre, dès la fin de votre manifestation, 5 ou 6 photos et/ou vidéos, en haute définition, les plus représentatives de votre événement, à la Direction de l’Information et de la Communication de la Ville communication@obernai.fr (mail de maximum 5Mo) qui pourra les publier par exemple dans le journal municipal ou dans le cadre de la rétrospective de l’année et mettre ainsi en avant le dynamisme de la vie associative obernoise.
• Pour les vidéos, merci de privilégier le format paysage. Ces documents seront à envoyer par Smash à communication@obernai.fr

10. Coordonnées de votre association

• Afin d’assurer une communication optimale, si les coordonnées de votre association changent (membres dirigeants, adresse postale, adresse mail, adresse du site internet…), merci de bien vouloir en informer la Mairie par mail à mairie@obernai.fr ou par courrier à Cabinet du Maire - Mairie d’Obernai - CS 80 205 - 67213 Obernai Cedex.11.

11. Fourniture de gobelets réutilisables

• Dans une démarche d’éco-responsabilité, l’Office de Tourisme s’est doté d’un stock de gobelets réutilisables qui sont mis gratuitement à disposition des associations.
• Le prêt se fera dans la limite des stocks disponibles.
• Nous vous invitons à anticiper au maximum vos besoins. Adressez vos demandes à l'Office de Tourisme animation@tourisme-obernai.fr qui vous indiquera la marche à suivre pour en bénéficier.